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¿Como gestionar adecuadamente nuestro e-mail?

Publicado por GEA Project el miércoles, 24 de septiembre de 2014 | 13:52


Es un mal endémico. Abrir el correo electrónico cada mañana es un motivo de estrés que nos hace comenzar la jornada con un punto de tensión y agobio que llega a bloquear a muchos. Y el asunto no es baladí: ¿sabías que dedicamos de media casi un tercio de nuestra jornada laboral a gestionar el correo electrónico? Un estudio llevado por McKinsey puso números a lo que hasta entonces era una sospecha muy fundada: se nos van las horas abriendo, borrando, reenviando y leyendo correos electrónicos, un tiempo que luego tenemos que recuperar para poder hacer nuestro trabajo, aquel por el cual fuimos contratados. Si el dato no te pone los pelos como escarpias, vamos a traducirlo a horas: en una jornada semanal de, pongamos, 40 horas, dedicamos más de trece a la gestión de este medio de comunicación, lo que equivale a más de dos diarias que se van por el sumidero. Y ya se sabe cómo funciona esto de las medias: unos se quedan por debajo, pero seguro que hay casos en los que la gestión del email lleva todavía más tiempo. ¿Qué ha sucedido? Básicamente que una herramienta concebida para ahorrarnos tiempo, ahora nos lo está robando. Así de crudo.

Yo siempre he pensado en el correo electrónico como en una autopista: fue construida en su día para desplazarse de una forma mucho más rápida de un punto a otro, pero el abuso de la misma ha logrado que en determinadas situaciones, sea más rápido salirse de la misma y emplear otros viales. Con el email pasa lo mismo: la saturación está desvirtuando las ventajas de una forma de comunicarse, hasta el punto en el que la misma, lejos de suponer un ahorro, se ha convertido en un problema. Pero… ¿por qué? La respuesta la tienes en tu bandeja de entrada. Ahí puedes ver correos comerciales, spam, mails en los que estás en copia junto con veinte personas más, correos que no sabes muy bien qué hacen ahí… Volviendo al símil de la autopista, sucede lo mismo: por ella circulan desde ambulancias a toda prisa camino del hospital, camiones de mercancías, hasta el típico dominguero despistado que va zigzagueando. Lo urgente se mezcla con lo irrelevante, lo rápido con lo lento, y así, entre todos saturan el canal. ¿Tiene solución el problema? Por suerte sí. Y no es tan compleja como podrías pensar.

La limpieza del email se basa en tres grandes principios: reducir en origen, eliminar y gestionar. Y por descontado, siendo muy disciplinado en todos ellos.


Reducir en origen

Es cierto que a nuestro inbox llega de todo, pero, seamos sinceros: somos generadores de ‘ruido', y de forma inconsciente. Vamos a aprender a contar hasta diez antes de enviar un correo y hacernos las siguientes preguntas: ¿va el correo destinado a la persona que corresponde? ¿Es realmente necesario poner en copia a mucha más gente? ¿Podemos comunicar el contenido de otra manera más sencilla? Es una reflexión simple, pero tiene su calado: si no entramos con nuestro vehículo en la autopista es uno menos, y si todos en la organización lo hacen, queda la vía más despejada.


Eliminar

Hay que ver qué miedo tenemos al botón borrar. Sí, todos. Siendo sinceros… ¿Qué número de correos electrónicos en nuestra bandeja de entrada merece realmente nuestra atención? Conviene recordar en este punto las más de dos horas que perdemos cada día en lidiar con este medio. Hay que eliminar sin miedo todo lo que de un vistazo tengamos la certeza que no nos aporta nada o que siendo sinceros, nunca vamos a leerlos. Pero no basta sólo borrar. Eliminar mails que sobran es sólo solucionar el problema a corto. Hay que ir más lejos intentando desuscribirnos de las listas de correo electrónico que invaden nuestra bandeja de entrada. Sí, es posible que algunas de ellas sean interesantes, pero habrá que acostumbrarse a ‘consumir’ este contenido de otra manera, y todo por dejar el correo electrónico libre para los mensajes que realmente nos aporten algo.


Gestionar

Si hemos llegado a este punto nos encontraremos con una bandeja de entrada más saneada y, en teoría, con correos electrónicos que deben ser atendidos. Pero aquí volvemos a rescatar el ejemplo de la autopista: ¿tienen todos los vehículos la misma urgencia? Lo cierto es que no, y lo mismo sucede con el email. Y asignar la prioridad que corresponde es posiblemente la parte más difícil y delicada de todo este proceso ¿cómo podemos hacerlo de forma eficiente? Vamos con unos sencillos consejos:


  • La regla de los tres minutos: los que hayan indagado un poco en métodos de gestión del tiempo, sin duda conocerán el famoso GTD. Es el Getting Things Done de David Allen, y rescatamos uno de sus pasos porque es realmente útil en nuestra cruzada contra la saturación del email. La llamada regla de los tres minutos sugiere que todo aquello que podamos hacer en menos de ese tiempo, debemos hacerlo al instante. Si trasladamos el ejemplo al email, rescataremos aquellos correos que puedan atenderse en ese plazo (confirmación de asistencia a reuniones, respuestas rápidas, etc…) para después borrarlos inmediatamente y así vaciar la bandeja de entrada.
  • Uso de etiquetas y filtros: los fieles de GMail conocen bien las ventajas de utilizar las etiquetas, aunque la mayoría de los programas ofrecen esta posibilidad y la de crear filtros. La idea básica en este paso consiste en ‘pescar’ aquellos correos no prioritarios (pero que deben ser atendidos) y asignar una etiqueta o trasladar a una carpeta determinada de forma que podamos atenderlos cuando tengamos tiempo para ello. Al final de cada día puede ser un buen momento. Y de esta manera, seguiremos vaciando la bandeja de entrada y con ello, la sensación de agobio, pero sin dejar de atender los correos.
  • Crear tareas: Llegados a este punto y si lo hemos hecho todo correctamente, sólo tendremos ante nuestros ojos los correos que deben ser atendidos o sobre los cuales trabajar. Estos son realmente los mails que nos deben robar tiempo. Pero seguimos con nuestra máxima de despejar la bandeja de entrada, el famoso mantra ‘inbox zero’, así que una buena idea puede ser crear tareas a partir de los correos, en especial aquellos que nos lleven más tiempo. Y de paso los eliminamos de ahí.
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Acerca de GEA Project

Loco aventurero, amante de la tecnología y la música romántica, programador, diseñador y compositor en ratos libres, creador del concepto GEA Project: Tecnología libre, en cada rincón... Porque todos deberían vivir para amar



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